Goed vertegenwoordigen van belangen burgers en bedrijven

1.   Werkwijze gemeenteraad

De gemeenteraad neemt de vier sporen “agenderen, informeren, verbinden en controleren” als insteek voor het versterken van de kwaliteit van het besluitvormingsproces.
Na de verkiezingen in maart zijn veel nieuwe raadsleden aangetreden: 23 van de 39. Meteen is men met elkaar in een heisessie het gesprek aan gegaan over de vraag hoe te besturen. De lijn die de nieuwe raad voor ogen heeft, is een gemeenteraad die teneinde goede afwegingen te kunnen maken op verschillende manieren het contact met de stad actief opzoekt (off- en online), zelf de regie houdt, belangrijke maatschappelijke vraagstukken eigenstandig agendeert, frequent de wijken en kernen ingaat vanuit het principe “de stad is van de bewoners en de bewoner is de deskundige van de straat” en buiten het stadhuis peilt wat de inspanningen van de gemeente hebben opgeleverd.
Samen besturen is maatwerk. Uitgaande van de context moet de juiste verbinding met de stad worden gelegd. Voordat een traject of activiteit wordt opgestart, is goed om te kijken naar de mate van:  inclusiviteit (toegankelijkheid), deliberatie (gesprek met de stad), legitimiteit (zorgvuldigheid van het proces), invloed (zeggenschap), burgerlijke vaardigheden (mee kunnen doen).
In het najaar is een raadswerkgroep van start gegaan die de huidige werkwijze van de raad tegen bovenstaand licht houdt en begin 2019 met voorstellen komt voor aanpassing.

2.      Klachtafhandeling en bestuurlijke procedures
Het overgrote deel van de klachten (ongeveer 97%) hebben we in 2018 op informele wijze kunnen afhandelen.  Dat betekent een kleine stijging van het percentage ten opzichte van 2017. En dat, terwijl het aantal klachten in 2017 weer substantieel is gestegen. In het komend jaar zal worden bezien hoe het klachtenproces, en dan met name de eerste lijns klachtafhandeling, nog verder kan worden geoptimaliseerd.
Ook in 2018 is er veel aandacht geweest voor de kwaliteit en de tijdigheid van de verschillende bestuurlijke procedures. Met name in het sociaal domein was er sprake van een forse groei van het aantal bezwaarschriften. Dit komt met name doordat we, zoals afgesproken, strenger zijn geworden in de toegang naar zorg. Dat heeft tot gevolg gehad dat er meer bezwaarschriften zijn binnen gekomen omdat sommige mensen nu niet meer krijgen wat ze eerst wel kregen.

3.      Claims en civiele procedures
De focus lag voor wat betreft de claims en civiele procedures op het tijdig afhandelen van deze claims. Dit is ook in 2018 goed gelukt.

4.      Mediation
De bekendheid van mediation binnen de organisatie is in 2018 verder gegroeid, als gevolg van presentaties aan een aantal gremia. Pre-mediationgesprekken hebben plaatsgevonden in de vorm van keukentafelgesprekken. En ook in het kader van de afhandeling van bezwaarschriften is getracht te komen tot een minnelijke oplossing. Dit is in een aantal situaties gelukt.
Een tweede mediator wordt op dit moment opgeleid, en zal de regionale mediatorpool gaan versterken. En de eerste twee mediation trajecten, begeleid door mediators uit de mediatorpool, worden op dit moment opgestart. 

5.   Public affairs en lobby

In 2018 is veel aandacht uitgegaan naar lobby met betrekking tot de verdeelmodellen voor met name jeugd en Wmo. Dat heeft ertoe geleid dat Venlo weliswaar een stevige eenmalige financiële bijdrage heeft ontvangen uit de zogenaamde stroppenpot, maar  helaas nog niet tot een bijstelling van de structurele inkomsten uit de rijksmiddelen. Onze inzet zal ook in 2019 met name hierop gericht blijven.

Daarnaast heeft de organisatie zich in 2018 ook weer ingespannen om externe middelen te koppelen aan onze gemeentelijke doelen, hebben wij de inspanningen in de richting van Den Haag en Brussel geïntensiveerd en hebben wij, met het ook op toekomstige Europese middelen, samen met Panteia en Ecorys gewerkt aan de positionering van Venlo in Europa.

6.      De organisatie op orde
De organisatie is een meerjarig proces ingegaan om zichzelf om te vormen, te kantelen, naar een organisatie die samen-werkt, over de grenzen van teams en afdelingen heen, en in veelvuldig contact met de Venlose samenleving. Wat speelt er in de wereld om ons heen, mondiaal, nationaal en lokaal, en hoe vertalen we dat naar de juiste producten en diensten van de gemeente Venlo voor haar inwoners en maatschappelijke partners. Kern is wat er nódig is, gezien de ontwikkelingen om ons heen.

Begin 2018 zijn vijf thema’s benoemd die als fundament én aanjager fungeren van de doorontwikkeling van de organisatie:
1. Dienstverlening
2. Innovatie
3. Vakmanschap
4. Aantrekkelijk werkgeverschap en
5. Sturing

Op basis van het Concernplan organisatieontwikkeling 2018 zijn processen vereenvoudigd en ingekort, er is een schrijftraining verzorgd zodat notities en uitgaande brieven begrijpelijker worden, er zijn via het trainee-programma van de Provincie jonge hoogopgeleide mensen binnengehaald. Ook wordt veel zakelijker dan voorheen gekeken naar contracten, overeenkomsten en prestaties. Verantwoording afleggen is geprofessionaliseerd, en we hebben programmatisch werken c.q. programmamanagement  ontwikkeld en geïmplementeerd. De directie is nadrukkelijk aan zet als het gaat om de beheersing van kosten. De doorontwikkeling van de organisatie loopt derhalve zowel via een ‘zacht’ spoor als een ‘hard’ spoor. In 2019 gaan we daarmee verder, waarbij de nadruk op professionaliteit, zakelijkheid en resultaatgerichtheid zal liggen. Met de Ondernemingsraad is een traject gestart om de besturingsfilosofie te actualiseren, meer op maat gesneden en met haalbare ambities op de schaal van Venlo.